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Gestión documental y de contratos a medida: encuentra cualquier documento en segundos.
Diseñamos, desarrollamos y formamos a tu equipo en un sistema documental a tu medida: contratos, versiones, vencimientos y permisos en un solo lugar. Se acabó buscar entre carpetas, correos y discos compartidos.
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El problema que resolvemos
Tus contratos y documentos importan demasiado para dejarlos repartidos en carpetas.
Cuando los documentos viven en correos, discos compartidos y carpetas de cada persona, encontrarlos cuesta y perder un plazo sale caro. Un sistema a medida lo ordena todo en un único sitio.
Antes
Para encontrar un contrato hay que preguntar a varias personas y revisar carpetas, correos y el disco compartido.
Después
Todos los documentos están en un único sistema, con buscador y fichas por cliente, proveedor o proyecto. Aparecen al instante.
Antes
Las renovaciones y los vencimientos se descubren cuando ya es tarde: el contrato se renovó solo o el plazo se pasó.
Después
El sistema avisa con antelación a quien corresponde antes de cada vencimiento. Decides tú, no el calendario.
Antes
Circulan varias versiones del mismo contrato y nadie está seguro de cuál es la firmada.
Después
Cada documento tiene su versión vigente y su historial de cambios. Una sola verdad, siempre localizable.
Antes
Todo el mundo accede a todo, o nadie sabe quién puede ver qué. Los documentos sensibles circulan sin control.
Después
Los permisos se definen por persona y por rol. Cada uno ve lo que le toca y queda constancia de quién accedió.
Qué incluye
Un sistema documental construido sobre cómo trabaja tu empresa.
No partimos de una plantilla. Partimos de tus documentos, tus procesos y tus reglas.
Fichas de contratos
Cada contrato con sus partes, importe, fechas, condiciones clave y documento firmado adjunto.
Alertas de vencimientos
Avisos automáticos por correo antes de renovaciones, caducidades y fechas límite.
Versiones y estados
Control de versiones y estado de cada documento: borrador, en revisión o firmado.
Buscador y organización
Encuentra por cliente, proveedor, tipo, fecha o responsable. Sin abrir carpetas una a una.
Permisos por rol
Cada persona accede solo a los documentos que le corresponden, con registro de accesos.
Conexión con tu operativa
Vincula contratos con proyectos, clientes o compras, para ver el documento desde donde trabajas.
Cómo trabajamos
Cinco pasos. De documentos dispersos a un sistema a tu medida.
- 01
Diagnóstico
Analizamos qué documentos manejas, dónde viven hoy y qué plazos no pueden fallar.
- 02
Diseño
Diseñamos la estructura: tipos de documento, fichas, permisos y alertas.
- 03
Desarrollo
Construimos tu sistema, migramos lo que importa y lo probamos contigo.
- 04
Formación
Formamos a tu equipo hasta que lo maneja con total autonomía.
- 05
Seguimiento
Aparecen nuevos tipos de documento y nuevas reglas. El sistema crece contigo.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar.
Si tienes una pregunta que no está aquí, escríbenos.
¿Qué es un sistema de gestión documental a medida?
Es un sistema donde guardas, organizas y controlas los documentos de tu empresa —contratos, albaranes, expedientes— con la estructura y los permisos que tú defines. Se diseña a partir de cómo trabaja tu equipo, en lugar de obligarte a adaptarte a un programa genérico.
¿Sirve para gestionar contratos con vencimientos y renovaciones?
Sí, es uno de los usos más habituales. Cada contrato lleva sus fechas clave y el sistema avisa a la persona responsable antes de cada renovación o caducidad.
¿Qué pasa con los documentos que ya tengo?
Los organizamos contigo: definimos la estructura, migramos lo que importa y dejamos el sistema listo para que lo nuevo entre ya ordenado.
¿Cómo se protege la información sensible y los datos personales?
Diseñamos el sistema con permisos por rol y registro de accesos, que son la base para proteger documentos con datos personales y cumplir con el RGPD. Las medidas concretas las acordamos contigo según el tipo de documento que gestiones.
¿Mi equipo tendrá que aprender mucho?
No. Formamos a tu equipo hasta que lo maneja con autonomía, y el sistema se parece a cómo ya trabajan: fichas, búsquedas y avisos.
Otras soluciones que suelen ir de la mano
- Compras y proveedoresPedidos, aprobaciones y proveedores en un solo sistema, con sus contratos a mano.Ver más →
- Gestor de RRHH a medidaExpedientes, contratos laborales y vacaciones de tu equipo, sin Excels ni carpetas.Ver más →
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